Rendre les réunions plus sexys et efficaces
Une étude IFOP réalisée en 2016 a révélé qu’un cadre passe en moyenne 24 jours par an en réunion.
42% des cadres interrogés estiment que les réunions sont inefficaces et 50% du temps passé est inutile.
Les cadres interrogés avouent faire autre chose que se concentrer sur le sujet de la réunion :
- 51% lisent ou envoient leurs mails
- 49% travaillent sur d’autres dossiers
- 37% font des dessins
- 10% jouent avec leur téléphone
- 7% vont sur les réseaux sociaux
Ces chiffres parlent d’eux-mêmes : la moitié des participants ne sont pas « connectés » à la réunion et travaillent ou se concentrent sur autre chose.
Un cadre sur deux rencontre des difficultés à pouvoir s’y exprimer soit parce que ses collègues monopolisent beaucoup la parole, soit parce qu’il s’autocensure pour ne pas créer de conflit, soit parce qu’il ne se sent pas libre de dire ce qu’il pense…
Et pourtant les réunions sont nécessaires pour avancer sur les projets et prendre des décisions, elles sont une obligation dans les entreprises. Elles font le lien entre tous les individus qui travaillent sur un même projet, elles sont un lieu d’échanges et de réflexion, et elles sont un moyen stratégique de concertation.
En revanche elles ne doivent pas être un défouloir où on vient régler ses comptes, elles ne doivent pas ressembler au café du commerce et elles ne sont pas non plus une salle de repos.
Alors comment faire pour les rendre plus sexy, y remettre de l’intensité, captiver les participants, libérer la parole et laisser tout le monde s’exprimer ?
Partant du principe que le temps c’est de l’argent, les réunions doivent :
- être courtes, 1h00 maximum,
- rassembler les bonnes personnes et seulement les bonnes personnes
- être « timées » avec un ordre du jour clair et tenable dans la durée
- être drivées par une personne
- donner lieu à un plan d’action
- éviter les présentations fleuves
- être déconnectées : téléphones éteints ou hors de portée
- être ludiques !!
Les réunions doivent être ludiques !
Pour être ludiques, les organisateurs doivent utiliser différents outils et méthodes d’animations pour captiver et engager l’ensemble des participants. Les entreprises ne doivent pas hésiter à sortir du cadre, changer d’environnement, faire des stands up meetings, des visioconférences… Utiliser des outils digitaux de partage de projet et d’échanges comme les outils proposés par Klaxoon par exemple, proposer des méthodes créatives de réflexion comme LEGO® SERIOUS PLAY® Method dans lesquelles 100% des participants sont engagés dans la réunion.
Innover, varier et surprendre : c’est avec ces trois mots que chaque réunion devrait être préparée et menée pour gagner en temps, en énergie, en efficacité, en engagement et en performance.
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